归档文件整理的方法步骤主要包括编制分类方案、初步整理、系统整理和归档四个环节。

归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

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一、以“件”为单位装订

(一)以“件”为单位整理

“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图表等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

1.文件正本与不同稿本

同一文件除正本外,在撰写、印刷过程中形成的不同稿本,包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等,也可能需要保存。一般来说,文件的正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿,其正本与历次修改稿(包括定稿)各为一件。

2.正文与附件

附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等。一般来说,正文与附件为一件。如果附件数量较多或太厚不易装订时,也可各为一件或数件。

3.正文与文件处理单等

文书处理较为规范的机关在文件运转过程中一般都附有文件处理单、拟办单或发文稿纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件。

4.原件与复制件

对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸、传真件、铅笔、圆珠笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件及手工眷写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

5.转发文与被转发文

转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,

6.报表、名册、图册等

报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,以一册(本)作为一件。如党员名册、团员名册、职工名册、统计报表等。

7.来文与复文

这是比较特殊的规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。根据检索需要的不同,此类文件可作为一件,也可以分别各作为一件,所以《归档文件整理规则》中采用“可为一件”的表述方式。各单位可根据具体情况灵活掌握这类文件的整理。

需要注意的是,“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。

(二)文件修整

文件修整主要包括以下几项内容。

(1)修整破损文件。

(2)复制字迹模糊或已褪色的文件。

(3)对超大纸页进行折叠。

(4)去除易锈蚀的金属物。

(三)文件装订

1.文件排序

装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;不同文字的文本,中文本在前,其他文种版本在后。有文件处理单的,可放在最前面。文件定稿如果是计算机打印的,没有修改笔迹,且与正文内容一致,只要将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档(见图1)即可。

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图1 文件排序方式

2.文件装订方式的选择

文件可采用左上角装订(见图2),也可采用左侧装订(见图3)。

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图2 左上角装订 图3 左侧装订

采用左上角装订的文件应当左齐上齐;采用左边装订的文件应当左齐下齐。

目前的装订方式除传统的线装订之外,还包括粘贴式装订和穿孔式装订(见图4)。粘贴式可用糨糊、热封胶等进行装订;穿孔式可用不锈钢书钉、铁夹背等进行装订。

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图4 穿孔式装订

文件装订的要求:第一,要符合档案保护要求,装订用品必须对档案无害,不影响档案的保护寿命;第二,选用装订用品应尽量降低成本,装订方式应简便易行。

较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的,可保持原貌不变。

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二、归档文件的分类

归档文件的分类是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次,构成有机体系的过程。

分类是归档文件整理的重要环节,通过对归档文件进行整理的分类,不但能有效揭示出归档文件之间的内在联系,使归档文件成为一个有机整体,便于系统地提供利用,而且对排列、编目等后续工作的开展,以及将来组织室藏和排架管理都有着重要的意义。

(一)分类方法

基本的分类方法主要有三种:年度分类法、机构(问题)分类法和保管期限分类法。

1.年度分类法

年度分类法,就是根据形成和处理的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类,可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况,并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合,类目设置准确、清楚、明确。

运用年度分类法时,正确地判定文件的日期并归入相应的年度,是决定分类质量的关键。

这里有以下几种情况应当注意。

1)文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。

一份文件有多个时间特征时,一般以文件的签发日期为准。如2005年形成的“2006—2010年的机关‘十一五’发展规划”,应当归入2005年度;2005年形成的“2004年机关工作总结”,应当归入2005年度;2005年制定,2006年生效的法规性文件,应当归入2005年。

2)跨年度形成的文件

机关单位的某些具体职能活动,如召开会议、处理案件等,可能会跨年度形成文件。对这类文件的处理往往统一在办结年度归档。例如,跨2005年、2006年两个年度召开的会议形成的文件材料,统一归在会议闭幕年度归档;跨2004年、2005年两个年度办理的案件文件材料,统一归入案件办结年度归档,即2005年度;下级单位2004年的请示,上级机关2005年1月收到并办结,应连同下级请示和本级批复一同归入2005年度。

3)几份文件作为一件时,“件”的日期确定

文件的正本与定稿、来文与复文、转发文与被转发文为一件时,这时“件”的日期应以装订在前的那份文件日期为准。例如,正本与定稿应以正本的日期为准;转发与被转发文应以转发文日期为准;来文与复文应以复文时间为准。

4)文件没有标注日期时应当考证

当文件没有标注日期时,这时需要通过分析文件的内容、制成材料、格式、字体及各种标志等对照手段来考证和推断文件的形成日期。使这些文件归入应归的年度。

5)有专门年度的文件分类方法

有的单位和部门的工作是按专门年度进行的,如学校的教学年等。采取年度分类时,对这部分形成的文件,就应按照专门年度进行整理归档。

2.机构(问题)分类法

机构(问题)分类法也是现行机关常见的一种分类法。按机构分类还是按问题分类,各单位应从自己的实际情况出发,选择其一。也就是说,在一个立档单位选择机构分类法,就不能再选择问题分类法,两种分类方法只能选择其中的一种,而且不要轻易更改,要保持相对稳定。

1)机构分类法

按组织机构分类,就是按组织内部各个组织机构的名称进行分类,可直接采用各个组织内部机构的名称作为类名(如图5所示)。如某一企业可分为厂党委办公室、厂长办公室、党委宣传部、党委组织部、生产科、技术科、供销科、财务科、劳资科等。

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图5 机构分类法

按机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构;几个机构联合办文的,应归入主要承办机构;以机关名义或办公室发的文件,应归入有关机构类中,即根据文件内容和机构的职能来确定。

立档单位内设立的临时机构,应当设置一个类别,和其他内设机构一样来看待。形成的文件应当归入临时机构类保存。

2)问题分类法

问题分类法是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法可以避免或减少同类问题文件的分散现象,便于查找和利用。

在实际工作中,使用问题分类法的立档单位,大多数都是参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。如党委、工会、共青团等机构形成的文件划为“党群类”;业务部门形成的文件划为“业务类”;行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等。

3.保管期限分类法

根据国家档案局2006年12月28日公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年和10年。归档文书的保管期限要根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来判断。

(二)复式分类与分类方案的编制

在实际工作中,往往不只使用一种分类方法,而是选用几个级次,将几种分类法结合起来使用,这种划分方法就叫做复式分类法。

年度、保管期限、机构(问题)这三种分类法组合时的先后顺序,各单位可根据工作实际需要进行安排。但年度、保管期限是必备项,必须选择,而机构(问题)为选择项。基层单位或小机关,形成文件材料少的单位可不选择机构(问题)作为分类方法。

常用的复式分类法主要有以下几种。

1.保管期限一年度一组织机构分类法

这种方法是指先按保管期限进行分类,然后在每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构进行分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位,一般组织常采用这种分类法。使用这种方法,在档案管理时,不同保管期限的档案分别排架,便于档案移交进馆,但每个保管期限应预留柜架,以备以后档案陆续上架。

例如,某企业全宗分类的情况如下。

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2.保管期限一年度一问题分类法

这种方法是指先按保管期限分类,然后在每个保管期限下面按年度分类,再在年度下面按问题分类。这种方法适用于不宜按机构分类的组织。

例如,某企业的档案分类情况如下。

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三、归档文件的排列

归档文件的排列是指在分类体系的最低一级类目内,按照一定的原则和方法排列归档文件先后次序的过程。例如,保管期限一年度一机构分类法中的“机构”为最低一级类目,即文件应在机构下进行排列。

(一)排列原则

“事由原则”,即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。事由可以指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题等。

对事由的界定可以有较大的灵活性。例如,一次请示或报告在批复收到后,可以视为一个事由;一项工程、一次活动或一次会议,可视为一个事由;一项工作如果办理时间长需跨年度,为了及时归档,也可以按不同阶段分为几个事由;一次会议也可分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分要根据办理时间长短、形成文件材料的数量及文书处理程序的不同等,本着便于整理和利用的原则自行掌握。

(二)排列方法

(1)同一事由内归档文件排列(按时间或重要程度排列)。

(2)不同事由间的归档文件排列(按时间或重要程度排列,或将时间和重要程度结合起来排列)。

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四、归档文件的编号

(一)件号的编制

件号即文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件排列先后顺序的重要标志。件号包括室编件号和馆编件号。

1.室编件号的编制

室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。如采用“年度—机构—保管期限”进行分类,室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。以年度—机构—保管期限分类法为例:

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2.馆编件号的编制

馆编件号的设置主要是出于管事衔接的需要。各级档案室的定期(30年)、永久档案移交进馆时,由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整,如部分内容需要抽出、补充等,使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象,从而给管理带来麻烦,故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。

(二)档号项目的设置及填写要求

档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号项目分为必备项和选择项两类。

1.必备项

(1)全宗号:档案馆给立档单位的代号。如J026、J124。

(2)年度:指归档文件形成年度,用4位数表示,如2004、2005。

(3)保管期限:分为永久、定期(30年)、定期(10年)三种。

(4)件号:室编件号由档室填写,馆编件号由档馆编写。

2.选择项

选择项主要是指“机构”和“问题”。一个立档单位在机构或问题二者之间只能选择其一,即选择机构,就必须放弃问题,选择问题就必须放弃机构,这一点务必注意。

(三)加盖归档章

案盒内归档文件经过系统排列后,应依分类方案和排列顺序逐件编号,以固定位置,统计数量,并便于保护文件和方便查找利用。归档文件编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档章。归档章的位置不限于首页右上角,首页上端的空白处都可以盖归档章,但在整个案盒文件中,其位置应一致。

归档章设置的必备项目有全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号。必备项目编号必须填写,设置的选择项目可根据情况填写。

选择项目有机构和问题。只采用“年度—保管期限”两级分类的单位,可以不填写机构或问题名称。

归档章各项目的填写方法如下。全宗号栏内填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。年度栏内填写文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2003”。保管期限标注“永久”、“定期”,或者使用其简称“永”、“定”或代码。室编件号栏内填写文件在同一保管期限内的排列顺序号。一般组织同一年度里、同一机构(问题)、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的组织,永久和长期保管的档案可以从“1”开始混编成一个流水号,按进馆要求编写。按组织机构分类的,填写形成或承办该文件的组织机构全称,如机构名称太长,可使用机构内部规范的简称。按问题分类的可直接填写问题的类名。

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五、归档文件的编目

编目主要指编制归档文件目录,为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基础条件。归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录,即按照分类、排列、编号的结果,逐类逐件编制目录,以系统、全面地揭示归档文件的全貌。

归档文件目录设置件号(室编件号、馆编件号)、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目,填写要认真、细致、准确,如表6所示。

表6 归档文件目录

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1.件号

件号包括室编件号和馆编件号两种,室编件号由立档单位填写,馆编件号由档案馆填写。填写的标准和要求前面已作介绍,这里不重复介绍。

2.责任者

责任者是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构,也可以是几个机关或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征,对于确定文件来源有着重要的作用,也是检索利用的重要途径。

填写责任者项时一般应使用全称或通用简称,不能用含糊不明、难以判断的简称。如中国共产党河南省委员会,可简称为中共河南省委,但不能简称为“省委”。

联合发文时,应将所有责任者照实抄录,责任者过多时,著录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须著录,立档单位是责任者的必须著录,上级机关是责任者的必须著录,其余的视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。责任者之间用“;”号隔开。例如,河南省档案局;河南省水利厅;河南省财政厅[等]。

3.文件编号

文号即发文字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号。一般由机关代字、年度和序号三部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示,著录于“﹝﹞”号内。顺序号用阿拉伯数字表示。其余的照原文字著录。例如,皖档发﹝2004﹞30号。

著录文号时应当注意:“会议文件之一”、“简报第一期”、“党组会议纪要(第一号)”等不属于文件编号,不应著录在文号项内。

4.题名

题名即文件标题。题名一般由文件责任者(发文机关或单位)、事由(问题)、名称(文种)三个基本部分组成,用于揭示文件的内容和成分,为查找和利用提供线索。题名包括正题名、副题名、说明题名文字和并列题名。

1)正题名

正题名是档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目,照原文著录。例如,河南省档案局转发国家档案局《关于档案安全问题的通知》。有的题名中有化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均应照原文著录,不能省略。例如,河南省司法厅、河南省邮政管理局关于在全省开设“148”法律服务专用电话的通知。

(1)单份文件没有题名,应依据文件拟写题名,并加“[]”号。

这类文件不多,但在实际工作中也较为常见。如会议记录、电报、公私信函、电话记录等。这类文件应当重新拟写题名。例如档案接收单位名称怎么填,[××关于生活补助费的函]等。

(2)单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时,原题名照录,并根据内容另拟题名附后,另拟的题名加“[]”号。

(3)文件题名只写责任者或名称,不标明事由,如《国家档案局令》、《河南省人民代表大会常务委员会公告》,应拟写为:国家档案局令[国家档案局为颁布《中华人民共和国档案法实施办法》令]。

(4)文件题名中省略了责任者和事由,只标明名称,如《通知》、《公告》,应原题名照录,并根据内容另拟题名附后,另拟题名加“[]”号。例如,通知[河南省档案局关于召开老干部座谈会的通知]。

(5)文件题名含糊不清,不能揭示其内容,又没有副名可以补充的,如《××县委关于执行安徽省委﹝1998﹞25号文件精神的通拟写为:××县委关于执行河南省委﹝1998﹞25号文件精神的通知[××县委关于执行河南省进一步加强农业生产的通知]。

(6)正文与附件一般为一件,用正文题名作为本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。

(7)转发文与被转发文为一件时,用转发文题名作为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时,原题名照录,同时著录被转发文题名或另拟题名附后,并加“[]”号。

2)副题名与说明文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。

正题名能够揭示档案内容时,副题名不必著录。必要时副题名照原文著录。例如,“大包干”的成效、做法和问题——农村问题调查报告,只需著录为:“大包干”的成效、做法和问题。

正题名不能揭示档案主要内容时,副题名著录在正题名之后,并在副题名前加“:”号。

例如,农民致富之路——河南省农业大包干四年实践的回顾,应著录为“农民致富之路:河南省农业大包干四年实践的回顾”。

说明题名文字是指在正题名前后对档案内容、范围、用途等说明的文字,一般不需著录,必要时照原文著录在正题名之后。著录时应在说明题名文字前加“:”号。例如档案接收单位名称怎么填,“××同志在全省档案工作会议上的讲话:根据录音整理未经本人审阅”;“强化目标管理,推动机关档案工作发展:××同志在市机关档案工作会议上的讲话”;“《中华人民共和国档案法》:1987年第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过”。

5.日期

日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一,反映文件产生的时代背景,是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间(文件的落款)。具体填写应用8位阿拉伯数字标注年、月、日。第1~4位表示年,第5~6位表示月,第7~8位表示日。如2010年6月16日,可著录为20100616。

6.页数

页数填写每件文件的总页数,用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。大张的文件、图表折叠后,仍按未折叠前有图文的页数计算页数。

7.备注

备注项用于填写档案文件需要说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、调整、销毁等。备注项使用应当严加控制,避免杂乱无章。备注栏填写不下时,可在备注栏中加注“*”号,将具体内容移到备注表中进行说明。

8.归档文件目录的装订

归档文件目录应装订成册并编制封面,一般一年一本。目录封面可视需要设置全宗名称(立档单位名称)、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

这里要说明的是,归档文件目录统一制作完成后,案盒内应存放本案盒的文件目录,并置于案盒文件最前面以方便查找。同时还应另备一份,同其他盒内目录按“件”号顺次装订成总目录,以供文件的检索利用。

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六、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

(一)装盒要求

(1)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;

(2)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;

(3)分机构或问题的情况下,不同机构或问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。

(二)档案装盒应当注意的问题

(1)应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体,站立放置时不至于使文件弯曲受损。也就是说,一盒内的文件多少,应根据文件的厚度来选择档案盒的厚度。不同的文件厚度应选择不同标准的档案盒,而不是用统一的档案盒来选择档案文件。

(2)档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此,档案盒只是档案装具,而不是档案的保管单位。

(三)填写档案盒要求

(1)档案盒封面应标明全宗名称。

(2)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“——”连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

(四)档案盒的格式

1.档案盒规格

档案盒的规格如图所示。

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2.档案盒封面

档案盒封面如图所示。

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3.档案盒背脊的项目

档案盒背脊的项目如图所示。

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(五)盒内备考表

备考表(如图所示)放在案盒文件的后,说明盒内文件的状况,如该盒内文件缺损、移出、补充、销毁及其他需要说明的问题等。同时要填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。整理人,即负责整理文件的人员姓名;检查人,即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。备考表由整理人填写。

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归档文件装盒后,上架排列应与本单位归档文件分类方案一致,企业按问题(即一级类目)一年度一保管期限排架,统一竖放,盒脊朝外。

文/吴良勤 雷鸣

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